Inköpsprocessen

• Granskning och precisering av de behov som ligger till grund för upphandlingen. Syftet är att identifiera vilka behov som ska uppfyllas.
• Kontroll om det finns interna riktlinjer inom kommunkoncernen som vi behöver ta hänsyn till i upphandlingen. Det kan till exempel vara en klimatplan eller riktlinjer för fordon och transporter.

Göra en analys av marknaden för att få kunskap om vad marknaden har att erbjuda och vilka leverantörer som finns på den. Det kan göras på olika sätt, som till exempel:

• utskick av RFI:er
• genomförande av hearings
• genomförande av leverantörsdialoger
• utskick av externremisser.

Här kan du läsa mer om dialoger.

Upphandlingsdokument är de dokument en upphandlande organisation använder för att beskriva och fastställa innehållet i en upphandling. De innehåller all relevant information för att ni som leverantörer ska kunna lämna anbud som matchar det som efterfrågas.

När upphandlingsdokumenten är klara, är det dags att annonsera upphandlingen så att leverantörer får vetskap om upphandlingen och kan lämna anbud. Alla upphandlingar, med vissa undantag som till exempel direktupphandlingar, ska annonseras i en registrerad annonsdatabas. Kommunkoncernen använder sig av Mercell Opic.

Under annonseringstiden finns möjligheten för leverantörer att ställa frågor om upphandlingen och upphandlingsdokumenten. Leverantörer kan ta del av samtliga svar på andra leverantörers frågor och på så sätt öka sin kunskap gällande upphandlingen.

Efter sista dag för att lämna anbud, prövas inkomna anbud. Det innebär att anbuden utvärderas och kontrolleras utifrån ställda krav i upphandlingsdokumenten och gällande regler för offentlig upphandling.

När inkomna anbud har kvalificerats och utvärderats, så fattar den upphandlande organisationen beslut om vilken eller vilka företag som organisationen ska teckna kontrakt eller ingå ramavtal med. Samtliga anbudsgivare meddelas sedan om tilldelningsbeslutet via Mercell TendSign.

När underrättelse om tilldelningsbeslut offentliggjorts inträffar en så kallad ”avtalsspärr”. Under avtalsspärren får den upphandlande organisationen inte ingå kontrakt. Under avtalsspärren kan leverantörer ansöka om överprövning av upphandlingen hos Förvaltningsrätten.

Efter tilldelning av kontrakt och avslutad period för avtalsspärr, tecknas kontrakt eller ramavtal.

En viktig del för att nå målet med en upphandling är att förvalta avtalet på bästa sätt, exempelvis genom att följa upp efterlevnaden av kontraktet eller ramavtalet.